Cookies & privatliv

1.0. BAGGRUND

1.1. Nedenstående har til formål at oplyse dig som registrerede om, hvordan vi behandler din persondata.

2.0. BRUG AF COOKIES

2.1. Når du besøger vores website indsamles der oplysninger om dig, som bruges til at tilpasse og forbedre vores indhold og til at øge værdien af de annoncer, der vises på siden. Hvis du ikke ønsker, at der indsamles oplysninger, bør du slette dine cookies (se vejledning) og undlade videre brug af websitet. Nedenfor har vi uddybet, hvilke informationer der indsamles, deres formål og hvilke tredjeparter, der har adgang til dem.

2.2. Cookies gemmes på din computer, mobil el. tilsvarende med det formål at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer. Vi anvender også cookies til at levere målrettede annoncer på andre websites. Cookies kan ikke indeholde skadelig kode som f.eks. virus og spyware. Det er muligt at slette eller blokere for cookies.

2.3. Hvis du sletter eller blokerer cookies vil annoncer kunne blive mindre relevante for dig og optræde hyppigere. Du kan desuden risikere at websitet ikke fungerer optimalt samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til.

2.4. Cookie slettes mellem endt session – 12 måneder efter dit seneste besøg på polerepublic.dk

2.5. Vi anvender cookies til at undersøge, hvordan vores brugere benytter vores website. De oplysninger vi indsamler er anonyme og kan ikke spores til navngivne brugere. Vi anvender følgende typer af cookies:

Førstepartscookies er cookies, som vi har placeret på vores website for at forbedre funktionerne på vores website. Førsteparts cookies kan:
Genkende dig via dit it-udstyr
Registrere det tidsrum, du er på websitet
Identificere dine http-forespørgsler, når du bevæger dig rundt på vores website

Tredjepartscookies er cookies som vores annoncesamarbejdspartnere sender via vores website, og som har adgang til oplysninger, der er indsamlet via cookies fra vores website. På vores website er vores annoncesamarbejdspartnere:
• Facebook, og Google
Det er muligt at fravælge deltagelse i en række annoncenetværk, der deler oplysninger på tværs af forskellige netværk. Du kan finde listen her og http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.
På vores website er vores tredjepartscookies;
Google Analytics, og
Facebook Pixel
Google Analytics og Facebook Pixel giver os mulighed for at følge din adfærd på vores website, og giver os mulighed for at tilpasse indholdet efter relevans for dig samt målrette annoncering. Du kan ved at trykke på følgende link http://tools.google.com/dlpage/gaoptout fravælge cookies fra Google Analytics. Cookies fra Facebook kan fravælges ovenfor i pkt. 2.2.

3.0. BEHANDLING AF PERSONDATA

3.1. Personoplysninger er alle informationer som kan henføres til dig. Når du benytter vores website, indsamler og behandler vi sådanne informationer. Det sker eks. ved alm. tilgang af indhold, hvis du tilmelder dig vores nyhedsmail, deltager i konkurrencer eller undersøgelser, registrerer dig som bruger eller medlem, øvrig brug af services eller foretager køb via websitet, ligeledes igennem vores bookingsystem Sport Solution A/S.

3.2. Vi indsamler og behandler typisk følgende typer af oplysninger: Et unikt ID og tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon, dit IP-nummer, geografisk placering, samt hvilke sider og knapper du klikker på. I det omfang du selv giver eksplicit samtykke hertil og selv indtaster informationerne behandles desuden: Navn, adresse, postnummer, telefonnummer, e-mail, køn, fødselsdato og betalingsoplysninger. Det vil være i forbindelse med udfyldning af kontaktformular på vores website og indskrivning som medlem af studiet igennem vores bookingsystem.

3.3. Nogle personoplysninger er obligatoriske i forbindelse med oprettelse og administration af dit medlemskab hos os. Oplysningerne kræver derfor ikke et eksplicit samtykke, og du kan ikke indgå eller opretholde et medlemskab uden at afgive oplysningerne. Det gælder f.eks. dit fulde navn, telefonnummer, e-mail, adresse, fødselsdato og betalingsoplysninger. Oplysningerne skal også bruges i forbindelse med oprettelse af login. Når du besøger vores center, vil vi have oplysninger om din besøgshistorik og eventuelle tilkøb. Vi kan også have e-mails, hvis du har korresponderet med os vedrørende dit medlemskab eller arrangementer. Centeret er videoovervåget for at øge vores medlemmer og medarbejderes sikkerhed. Vi indsamler ikke yderligere personlige oplysninger om dig uden dit udtrykkelige samtykke hertil.

3.4. Ved indmeldelse indhenter vi følgende oplysninger, som deles med tredjepart (Sport Solution A/S)

Fødselsdato og årstal

Dette er en nødvendig for at kende alderen på medlemmet, da der ved indmeldelse af børn/unge under 18 år, skal indhentes ekstra samtykke fra forældrene/værge.

Navn

Nødvendig for at kunne se hvem der kommer til timerne og checke personen ind i systemet. Samt for at tilpasse undervisningen, til de medlemmer som er tilmeldt timen.

Adresse

Bruges kun hvis medlemmet ikke betaler og det derved bliver nødvendigt at sende en fysisk regning til medlemmet. Adressen er derfor nødvendigt i det omfang at medlemmet ikke overholder sine betalinger.

E-mail

En nødvendighed for at udsende beskæftigelse, time aflysninger, medlemsinformationer, ændringer i vilkår, betalingsopgørelse osv.

Telefon

Nødvendighed for at tage kontakt til medlemmet, hvis der er nogle sidste øjebliksændringer, som er for sene at sende ud pr. e-mail.

Kortoplysninger

Gemmes kun ved månedlige medlemskaber, da det er en nødvendighed for at modtage den månedlige betaling. Ved klippekort og engangsbetalinger, gemmes dette ikke, da det ikke er en nødvendighed.

Oversigt over træning

Dette gemmes for at virksomheden kan lave en analyse på brugen af de forskellige timer, der kigges ikke på det individuelle medlem, men på medlemsbasen som en helhed. Denne indsamling gør det også muligt for medlemmet selv at se hvor meget man træner, og hvilke hold man primært træner på.

E-mailkorrespondancer omkring bero, udmeldelse og event booking

Er en nødvendighed at gemme og er i både virksomheden og medlemmets interesse, hvis der opstår misforståelser omkring længe af bero, eller hvorvidt et medlemskab er sagt op, og en bero periode er efterspurgt. Disse e-mails bliver slettet senest 5 måneder efter bero perioden er stopper eller medlemskabet er opsagt. Dog hvis e-mailen indeholder personfølsomme oplysninger, bliver disse overstreget straks efter modtagelse af e-mailen.

Samtykke til at modtage nyhedsmail og tage billeder og videoer

Samtykke indhentes af virksomheden i forhold til at sende nyhedsbreve ud, og til at tage billeder og videoer i studiet som kan bruges til markedsføringsmateriale. På nuværende tidspunkt kan der kun gives samtykke til at modtage nyhedsbreve fra Pole Republic via bookingsystemet, men på sigt vil det også være muligt ved promoveringsmateriale. Man kan til hver en tid ændring sit samtykke via sin booking side.

4.0. SIKKERHED

4.1. Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabes, forringes eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. Det er desuden kun ansatte medarbejdere, der har adgang til dine personoplysninger og kun i det omfang deres jobfunktion kræver dette.

5.0. FORMÅL

5.1. Vi bruger dine oplysninger til at identificere dig som bruger og vise dig de annoncer, som vil have størst sandsynlighed for at være relevante for dig, at registrere dine køb og betalinger, samt at kunne levere de services, du har efterspurgt, som f.eks. at kontakte dig efter udfyldes af vores kontaktformular. Herudover anvender vi oplysningerne til at optimere vores services og indhold. Dette sker med det formål at give dig den bedste træningsoplevelse og for at målrette vores tilbud og informationer til dine behov.

6.0. DATAMINIMERING

6.1. Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Vi indsamler derfor kun oplysninger der er nødvendige for at administrere dit medlemskab og for at levere vores ydelser for dig. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores drift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

7.0. DATA HOLDES AJOUR

7.1. Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne nedenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine persondata. Hvis vi selv bliver opmærksomme på at data ikke er korrekt opdatere vi oplysningerne og giver dig meddelelse om dette.

8.0. PERIODE FOR OPBEVARING

8.1. Oplysningerne opbevares i det tidsrum, der er tilladt i henhold til lovgivningen, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Det er derfor ikke muligt at angive en generel tidsramme for, hvornår informationer slettes. Vi har fastsat sletteprocedurer for vores forskellige ydelser, du er til enhver tid velkommen til at kontakte os for nærmere oplysninger herom.

9.0. SAMTYKKE

9.1. Når du har givet samtykke til, at vi må behandle persondata om dig, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke. En tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af den behandling eller videregivelse der har fundet sted. Det betyder at en tilbagekaldelse kun har virkning fremadrettet.

10.0. VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER

10.1. Vi videregiver ikke personoplysninger til andre dataansvarlige, med mindre du enten udtrykkeligt samtykker hertil, det er til brug for opfyldelse af den aftale, der er indgået mellem os, vi er retlig forpligtet hertil, eller det er af hensyn til væsentlige
samfundsinteresser. Typisk videregivelse vil ske til offentlige myndigheder, revisionsfirma, advokatfirmaer, pengeinstitutter eller forsikringsselskaber. Det kan ske ved inkassosager mv. Desuden kan overvågningsvideoer, systemlogfiler eller andre data overgives til politiet i forbindelse med efterforskning af strafbare handlinger i vores center, Vi benytter herudover en række tredjeparter til opbevaring og behandling af data. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til egne formål.

10.2. Data om din brug af websitet, hvilke annoncer, du modtager og evt. klikker på, geografisk placering, køn og alderssegment m.v. videregives til tredjeparter i det omfang disse oplysninger er kendt. Du kan se hvilke tredjeparter, der er tale om i afsnittet om ”Brug af cookies” ovenfor. Oplysningerne anvendes til målretning af annoncering.

10.3. Videregivelse af personoplysninger som navn og e-mail m.v. vil kun ske, hvis du giver samtykke til det.

10.4. Vi anvender kun databehandlere i EU eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse i henhold til reglerne om persondatabeskyttelse (GDPR)

11.0. DINE RETTIGHEDER

11.1. Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.

11.2. Der kan være begrænsninger tilknyttet udnyttelse af dine rettigheder. Der er derfor en konkret vurdering, om de i de enkelte tilfælde kan udnytte rettighederne. En vurdering vil afhænge af de særlige omstændigheder der er for den pågældende behandlingsaktivitet. Adgangen kan således være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder. Evt. videomateriale fra overvågning udleveres ikke til enkeltpersoner, men alene politiet.

11.3. Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os.

11.4. Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de rettes.

11.5. I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder f.eks., hvis du trækker et eventuelt afgivet samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

11.6. Hvis du mener at vi har overtrådt gældende regler om beskyttelse af personoplysninger, har du mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K, tlf: 33193200 eller pr. mail dt@datatilsynet.dk

11.7. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

11.8. Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne nederst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.

11.10. Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige for det formål, som de er indsamlet til.

11.11. Dette websted ejes af Pole Republic ApS, Marguerite Vibys Plads 7, 2000 Frederiksberg – CVR-nr. 38314173.

12.0. KONTAKT

12.1. Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder, bedes du benyttes kontaktoplysningerne angivet her:

Pole Republic ApS

Marguerite Vibys Plads 7
2000 Frederiksberg
Email: hello@polerepublic.dk
Mobil: +45 26 797 800

1.0. BACKGROUND

1.1. The purpose of the policy below is to inform you as a registrar of how we process your personal data.

2.0. USE OF COOKIES

2.1. When you visit our website, information about you is collected and used to customize and improve our content and to increase the value of the site and the ads that might be displayed for you. If you do not want information collected, you should delete your cookies (see instructions below) and refrain from using the website further. Below we have elaborated on what information is collected, their purpose and which third parties have access to it.

2.2. Cookies are stored on your computer, mobile, etc. for the purpose of recognizing the device, remembering settings, performing statistics and targeting ads. We also use cookies to deliver targeted ads on other websites. Cookies cannot contain malicious code such as viruses and spyware. It is possible to delete or block cookies:

2.3. Deleting or blocking cookies will make ads less relevant to you and more frequent. You can also risk that the website does not work optimally and that there are content that you cannot access.

2.4. Cookies are deleted after ended session to 1 year after your last visit to polerepublic.dk

2.5. We use cookies to investigate how our users use our website. The information we collect is anonymous and cannot be traced to named users. We use the following types of cookies:

First-party cookies are cookies that we have placed on our website to improve the features of our website. First-party cookies can:
Recognize you through your IT equipment, register the time you spend on the website, identify your https queries as you move around our site.

Third-party cookies are cookies that our advertising partners send through our website and who have access to information collected through cookies from our website. On our website, our advertising partners are:
Facebook, and Google

It is possible to opt out of participation in a number of ad networks that share information across different networks. You can find the list here: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.
On our website our third party cookies is collected by:

Google Analytics and Facebook Pixel
Google Analytics and Facebook Pixel allow us to track your behavior on our website and allow us to customize the content for relevance to you as well as target advertising. You can by clicking the following link http://tools.google.com/dlpage/gaoptout opt out of cookies from Google Analytics. Cookies from Facebook can be deselected above in section. 2.2.

3.0. PERSONAL DATA TREATMENT

3.1. Personal information is all information that can be attributed to you. When you use our website, we collect and process such information. It happens eg. by ordinary access of content if you sign up for our newsletter, participate in competitions or surveys, register you as a user or member, other use of services or make purchases via the website, also through our booking system Sport Solution A/S.

3.2. We typically collect and process the following types of information: A unique ID and technical information about your computer, tablet or mobile phone, your IP number, geographic location, and which pages and buttons you click on. To the extent that you explicitly consent to this and enter the information yourself, you will also be treated with collection of: Name, address, postal code, telephone number, e-mail, date of birth and payment information. It will be in connection with filling in the contact form on our website and enrolling as a member of the program through our booking system.

3.3. Some personal information is mandatory in connection with the creation and administration of your membership with us. Therefore, the information does not require explicit consent and you cannot enter or maintain a membership without providing the information. This applies, for example. your full name, phone number, email, address, date of birth and payment information. The information must also be used in connection with the creation of login. When you visit our center, we will have information about your visit history and any purchases. We can also have emails if you have corresponded with us regarding your membership or events. The center is video-monitored to increase our members’ and employees’ safety. We will not collect any additional personal information about you without your express consent.

3.4. Upon registration, we collect the following information, which is shared with third parties (Sport Solution A/S)

Date of birth and year

This is necessary to know the age of the member, since when enrolling children / young people under 18, we must get extra consent from the parents/guardian.

Name

This is necessary to see who comes to the classes and to check the person into the system upon arrival. Also to customize the classes to the members who are registered for the class.

Address

Is collected but only used if the member does not pay and it then becomes necessary to send a physical bill to the member. The address is therefore necessary to the extent that the member does not comply with the payments.

Email

Is a necessity for sending out notifications about class cancellations or time change, membership information, changes in terms, billing etc.

Telephone

Is needed to contact the member if there are some last-minute changes that are too late to send out by email.

Credit card details

Saved only by monthly membership, as it is a necessity to receive the monthly payment. For punch cards and one-time payments, this is not saved as it is not a necessity.

Overview of training

This is saved so that we can make an analysis of the use of the different classes – we do not look on the classes for the individual member, but on the whole member base. This collection also makes it possible for the member to see how much he/she train and which classes they primarily train on.

E-mail correspondence about pause, withdrawal and event booking

Is a necessity to store and is in the company and the member’s interest if misunderstandings arise about pause period or if a membership is terminated. These emails will be deleted no later than 5 months after the pause period has terminated or after the membership itself is terminated. However, if the e-mail contains personal information, these will be deleted immediately upon receipt of the e-mail.

Consent to receive news mail and take pictures and videos

Consent is obtained by the company in relation to sending out newsletters and for taking pictures and videos in the studio that can be used for marketing material. At present, only consent to receive newsletters from Pole Republic via the booking system can be given, but in the long run it will also be possible with promotional material. You can change your consent at any time through its booking page.

4.0. SECURITY

4.1. We have taken appropriate technical and organizational measures to prevent your information being accidentally or illegally deleted, published, forfeited, impaired, or misunderstood, misused or otherwise treated in violation of law. It is also only employees who have access to your personal data and only to the extent that their job function requires this.

5.0. PURPOSE

5.1. We use your information to identify you as a user and show you the ads that are most likely to be relevant to you, to record your purchases and payments, and to provide the services you have requested, such as contacting you after you have completed our contact form. In addition, we use the information to optimize our services and content. This is done to give you the best training experience and to target our offers and information to your needs.

6.0. DATA MINIMIZING

6.1. We collect, process and store only the personal data necessary to fulfill our intended purpose. Therefore, we only collect information necessary to manage your membership and to provide our services for you. In addition, it may be determined by law what type of data is needed to collect and store for our operation. The type and scope of the personal data we process may also be required to fulfill a contract or other legal obligation.

7.0. DATA IS KEPT UP TO DATE

7.1. As our service is dependent on your data being accurate and up-to-date, we ask you to provide us with relevant changes to your data. You can use the contact details below to notify us of your changes, and we will update your personal data. If we ourselves become aware that data is not correct, we update the information and notify you.

8.0. STORAGE PERIOD

8.1. The information is stored for the time allowed by law and we delete them when they are no longer required. The period depends on the nature of the information and the background for storage. It is therefore not possible to specify a general time frame for when information is deleted. We have established deletion procedures for our various services, you are always welcome to contact us for details.

9.0. CONSENT

9.1. Once you have consented to the processing of personal data about you, you have the right to revoke your consent. A revocation does not affect the legality of the treatment or disclosure that has taken place. This means that a recall only has an effect in the future.

10.0. RELEASE OF INFORMATION

10.1. We do not disclose personal information to other data controllers unless you expressly agree to do so, for the purpose of complying with the agreement entered between us, we are legally obliged to do so, or for the sake of materiality public interest. Typical disclosures will be made to public authorities, audit firms, law firms, banks or insurance companies. This can be done by debt collection cases, etc. In addition, surveillance videos, system logs or other data can be submitted to the police in connection with investigating criminal offenses in our center. We also use several third parties for the storage and processing of data. These only process information on our behalf and may not use it for their own purposes.
10.2. Data about your use of the website, which ads you receive and possibly. clicks on, geographical location, gender and age segment etc. is disclosed to third parties to the extent that this information is known. You can see which third parties are in the section on “Use of cookies” above. The information is used to target advertising.
10.3. Transmission of personal data such as name and e-mail etc. will only happen if you consent to it.
10.4. We only use data processors in the EU or in countries that can provide your information with adequate protection under the Privacy Policy (GDPR)

11.0. YOUR RIGHTS

11.1. You have the right at any time to be informed what data we are dealing with about you, where they come from and what we use them for. You can also be informed how long we keep your personal data and who receives data about you, to the extent that we pass on data in Denmark and abroad.

11.2. There may be restrictions on exploiting your rights. There is therefore a concrete assessment of whether they can exploit the rights in individual cases. An assessment will depend on the circumstances of the treatment activity. Access may thus be limited in the interest of the privacy of other persons, to business secrets and intellectual property rights. Video material from surveillance is not provided to individuals but only to the police.

11.3. You can use your rights by contacting us.

11.4. If you believe that the personal data we treat about you is inaccurate, you have the right to have it corrected. You must contact us and tell us where the inaccuracies are and how they are corrected.

11.5. In some cases, we will have an obligation to delete your personal data. This applies, for example, if you withdraw any given consent. If you believe that your data is no longer necessary for the purpose for which we obtained it, you may request that it be deleted. You can also contact us if you believe your personal data is being processed in violation of the law or other legal obligations.

11.6. If you believe that we have violated the applicable rules on the protection of personal data, you can file a complaint with the Datatilsynet, Borgergade 28, 5th floor, 1300 Copenhagen K, tel: 33193200 or per. mail dt@datatilsynet.dk

11.7. When you approach a request to correct or delete your personal data, we will investigate whether the conditions are met and then make changes or deletions as soon as possible.

11.8. You have the right to object to our processing of your personal data. You can also object to our disclosure of your data for marketing purposes. You can use the contact information at the bottom to send an objection. If your objection is justified, we will cease processing your personal data.

10.11. We delete your personal data when they are no longer needed for the purpose for which they were collected.

11.11. This site is owned by Pole Republic ApS, Marguerite Vibys Plads 7, 2000 Frederiksberg – CVR no. 38314173

12.0. CONTACT

12.1. If you wish to make use of the above rights, please use the contact details provided here:

Pole Republic ApS
Marguerite Vibys Plads 7
2000 Frederiksberg
Email: hello@polerepublic.dk
Mobile: +45 26 797 800

Luk Menu